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Key Legal Documents Every Canadian Landlord Must Have

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房东必看!10份出租文件必保存,避免法律风险!

作为房东,保持组织良好、详细的记录是你的责任。

为了帮助避免潜在的法律纠纷和租客问题,务必将以下文件妥善保存:租赁申请、租客筛选文件、租赁或租房协议、宠物政策、欢迎信、入住清单、续租文件、退房信以及退房清单。

为什么房东需要保存记录

房东保存详细记录至关重要,条理清晰、策略性地保存文件能够帮助房东:

  • 更好地防范潜在的、可能带来重大损失的诉讼

  • 应对税务责任

  • 提升与租客的透明度和信任

10份出租文件房东须保存

1. 出租申请

租赁申请能让你了解潜在租客的详细信息,通常是筛选或拒绝申请者的第一步。要求租赁申请可以减少将不合适的租客入住你的房产的风险。

一份典型的出租申请包括以下内容:

  • 联系信息

  • 推荐人

  • 当前和以前的住址信息

  • 工作经历

  • 收入证明

  • 租客筛选授权,包括:

    • 信用报告

    • 驱逐历史

    • 犯罪记录

务必保存所有申请材料,包括被拒绝申请者的资料。保存文件的时间长度因联邦、州和/或地方法律而有所不同。

2. 租客筛选表格

许多房东认为租客筛选至关重要,它有助于找到更合适的租客。也就是说,在收集租赁申请后,你可能需要通过仔细审查所有文件来审查潜在租客。

租客筛选政策的一般原则:

  • 制定租赁标准(例如最低收入要求),记录这些标准,并对所有申请者一视同仁。

  • 保留一份预筛选问题清单,确保每位申请者都回答相同的问题。

  • 联系租客提供的房东推荐人和雇主,并准备好一份参考问题清单。

  • 通过可靠的服务进行官方背景调查,包括犯罪记录和在线租赁信用检查。

3. 出租协议

出租协议证明租客可以在指定时间内居住在某物业中,同时明确了房东和租客双方的权利和责任。如前所述,出租协议在未来发生纠纷时可以成为你的有力保障。

尽管具体租赁条款可能有所不同,但通常应包括以下内容:

  • 作为房东的角色、责任和权利

  • 租客的责任和权利

  • 租赁的日期和条款

  • 物业保护和租客的责任

  • 租金支付条款,包括租金支付时间和方式

  • 驱逐程序的相关规定

在BC省建议使用RTB官方的出租合同版本: Residential Tenancy Agreement

4. 租赁宠物政策文件

如果你的租赁物业允许养宠物,务必保存一份正式的宠物政策文件。租客应签署此文件,其中可能包括额外的宠物押金、宠物租金、清洁费用或宠物主人应承担的责任等内容。

5. 新租客欢迎信

欢迎信是你给租客的友好问候,同时也提供一些实用信息。欢迎信中可能包括以下内容:

  • 如何设置水电煤等公共设施

  • 如何购买租客保险

  • 如何领取钥匙

  • 如何使用洗衣设备/洗衣房

虽然这些内容简单,但欢迎信有助于租客顺利过渡,并促进房东与租客之间的良好关系。

6. 租客入住清单-Move in Inspection Report

入住清单有助于你跟踪物业的状况,并确保租客对入住期间发生的任何损坏负责。如果没有清单,退房后就会变成你说的与租客说的对峙。

这个租赁文件也能让租客安心,因为它确保你不会因为原有的损坏而收取费用。在租客入住时和退房时一起检查清单。这将有助于判断租客是否对物业造成了超出正常磨损的损坏。

7. 出租续约文件

租赁续约能帮助房东节省时间和费用,并带来许多好处,包括:

  • 省去寻找新租客的成本

  • 减少空置风险

  • 减少不合适租客入住的风险

  • 留住已经熟悉租赁条款的租客

在续约时要保持主动,提前询问租客是否愿意续签租约。

在BC省,固定租约期满后,租约会自动转为月租。如果不希望继续签订固定租约,则无需签署续租合约。

8. 退房信

如果租客计划搬出物业,在租约结束前你应发送一封退房信。这份文件明确租客搬出前的责任,并告知如何退还押金。

退房信应至少包括以下内容:

  • 清洁要求和期望

  • 最终租赁检查的日期和范围

  • 押金扣除情况

  • 如何和在哪儿归还钥匙

  • 重要提醒

  • 请求提供转交地址

9. 租客退房清单-Move out Inspection

租客退房清单明确了租客搬出时的物业状态,也是退还押金的依据。

10. 与租客的沟通记录

在你的租赁文件档案中,保留从租客申请入住到退房后的所有沟通记录。这些记录可能包括:

  • 邮件往来

  • 短信截图

  • 电话或面对面交流的日期记录

如果你需要对某次沟通提出异议,详细的记录将有助于保护你自己的权益。

Princess 谈房说地

作为房东,妥善保存租赁文件至关重要,能够帮助你应对潜在的法律纠纷、税务问题,并维持与租客的良好关系。

通过保持这些文件的完备,不仅能保护你的法律权益,还能确保租赁过程的顺利进行,减少不必要的麻烦和经济损失。

物业出租是一门精细化的管理艺术

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