房东必看！10份出租文件必保存，避免法律风险！

作为房东，保持组织良好、详细的记录是你的责任。

为了帮助避免潜在的法律纠纷和租客问题，务必将以下文件妥善保存：租赁申请、租客筛选文件、租赁或租房协议、宠物政策、欢迎信、入住清单、续租文件、退房信以及退房清单。

为什么房东需要保存记录

房东保存详细记录至关重要，条理清晰、策略性地保存文件能够帮助房东：

• 更好地防范潜在的、可能带来重大损失的诉讼

• 应对税务责任

• 提升与租客的透明度和信任

１０份出租文件房东须保存

1. 出租申请

租赁申请能让你了解潜在租客的详细信息，通常是筛选或拒绝申请者的第一步。要求租赁申请可以减少将不合适的租客入住你的房产的风险。

一份典型的出租申请包括以下内容：

• 联系信息

• 推荐人

• 当前和以前的住址信息

• 工作经历

• 收入证明

• 租客筛选授权，包括：

  • 信用报告

  • 驱逐历史

  • 犯罪记录

务必保存所有申请材料，包括被拒绝申请者的资料。保存文件的时间长度因联邦、州和/或地方法律而有所不同。

２. 租客筛选表格

许多房东认为租客筛选至关重要，它有助于找到更合适的租客。也就是说，在收集租赁申请后，你可能需要通过仔细审查所有文件来审查潜在租客。

租客筛选政策的一般原则：

• 制定租赁标准（例如最低收入要求），记录这些标准，并对所有申请者一视同仁。

• 保留一份预筛选问题清单，确保每位申请者都回答相同的问题。

• 联系租客提供的房东推荐人和雇主，并准备好一份参考问题清单。

• 通过可靠的服务进行官方背景调查，包括犯罪记录和在线租赁信用检查。

３. 出租协议

出租协议证明租客可以在指定时间内居住在某物业中，同时明确了房东和租客双方的权利和责任。如前所述，出租协议在未来发生纠纷时可以成为你的有力保障。

尽管具体租赁条款可能有所不同，但通常应包括以下内容：

• 作为房东的角色、责任和权利

• 租客的责任和权利

• 租赁的日期和条款

• 物业保护和租客的责任

• 租金支付条款，包括租金支付时间和方式

• 驱逐程序的相关规定

在BC省建议使用RTB官方的出租合同版本: Residential Tenancy Agreement

４. 租赁宠物政策文件

如果你的租赁物业允许养宠物，务必保存一份正式的宠物政策文件。租客应签署此文件，其中可能包括额外的宠物押金、宠物租金、清洁费用或宠物主人应承担的责任等内容。

５. 新租客欢迎信

欢迎信是你给租客的友好问候，同时也提供一些实用信息。欢迎信中可能包括以下内容：

• 如何设置水电煤等公共设施

• 如何购买租客保险

• 如何领取钥匙

• 如何使用洗衣设备/洗衣房

虽然这些内容简单，但欢迎信有助于租客顺利过渡，并促进房东与租客之间的良好关系。

６. 租客入住清单－Move in Inspection Report

入住清单有助于你跟踪物业的状况，并确保租客对入住期间发生的任何损坏负责。如果没有清单，退房后就会变成你说的与租客说的对峙。

这个租赁文件也能让租客安心，因为它确保你不会因为原有的损坏而收取费用。在租客入住时和退房时一起检查清单。这将有助于判断租客是否对物业造成了超出正常磨损的损坏。

７. 出租续约文件

租赁续约能帮助房东节省时间和费用，并带来许多好处，包括：

• 省去寻找新租客的成本

• 减少空置风险

• 减少不合适租客入住的风险

• 留住已经熟悉租赁条款的租客

在续约时要保持主动，提前询问租客是否愿意续签租约。

在BC省，固定租约期满后，租约会自动转为月租。如果不希望继续签订固定租约，则无需签署续租合约。

８. 退房信

如果租客计划搬出物业，在租约结束前你应发送一封退房信。这份文件明确租客搬出前的责任，并告知如何退还押金。

退房信应至少包括以下内容：

• 清洁要求和期望

• 最终租赁检查的日期和范围

• 押金扣除情况

• 如何和在哪儿归还钥匙

• 重要提醒

• 请求提供转交地址

９. 租客退房清单－Move out Inspection

租客退房清单明确了租客搬出时的物业状态，也是退还押金的依据。

1０. 与租客的沟通记录

在你的租赁文件档案中，保留从租客申请入住到退房后的所有沟通记录。这些记录可能包括：

• 邮件往来

• 短信截图

• 电话或面对面交流的日期记录

如果你需要对某次沟通提出异议，详细的记录将有助于保护你自己的权益。

【Princess 谈房说地】

作为房东，妥善保存租赁文件至关重要，能够帮助你应对潜在的法律纠纷、税务问题，并维持与租客的良好关系。

通过保持这些文件的完备，不仅能保护你的法律权益，还能确保租赁过程的顺利进行，减少不必要的麻烦和经济损失。

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前言PREFACE　

在加拿大，出租物业的收入是需要报税的，无论是短期还是长期出租。根据加拿大税法，租赁收入被视为收入来源之一，必须在个人或企业的税务申报中列出。

尽管出租收入需要报税，但你可以抵扣与租赁物业相关的费用，从而减少应纳税收入

1.贷款利息 INTEREST
如果你为出租物业贷款，抵押贷款的利息部分是可以抵扣的。需要注意的是，只有贷款利息才能抵扣，而不是本金部分。

2. 地税 TAX
物业税是你每年支付给地方政府的税款，这笔费用可以作为出租物业的运营成本进行抵扣

3.保险费INSURNCE
与出租物业相关的保险费用（例如财产保险、房东责任保险等）也是可以抵扣的。

4.维修费 REPAIR

与物业相关的维修和维护费用（例如修理漏水、修复电气系统、清理外部区域等）是可以抵扣的。需要区分的是，维护费用（例如油漆、清理等）可以抵扣，但如果是进行改善（如增建房间或大规模翻修），则通常无法直接抵扣。

5.管理费 MANAGEMENT

如果你雇佣了物业管理公司来管理你的出租物业，那么支付给管理公司的费用可以抵扣。这包括收租、维护、广告等管理服务的费用。

6.公用事业费 UTILITY

如果你作为房东支付了公用事业费用（如水、电、气、垃圾清理等），这些费用是可以抵扣的。前提是这些费用与你出租物业的运营有关。如果租户负责支付这些费用，就不能抵扣。

7.广告费 ADVERTISEMENT

用于出租物业的广告费用（如线上广告、报纸广告等）可以作为业务费用抵扣。

8.专业服务费 PROFESSIONAL

如果你聘请了会计师、律师或其他专业服务提供者来帮助管理出租物业（如准备税务文件或租赁合同），这些费用是可以抵扣的。

9.交通费 TRANSPORTATION

如果你需要亲自去出租物业进行管理、检查或维修，相关的旅行和交通费用也可以抵扣。这包括油费、维修费用以及与出租物业相关的其他交通费用。

10.清洁费 CLEANING

任何用于物业清洁的费用（例如聘请清洁服务或购买清洁用品）也是可抵扣的。

11.折旧费CCA

你可以为出租物业的建筑和其他长期资产（如家具、设备等）申请折旧，也称为资本成本补偿（CCA）。这意味着你可以逐年将这些资产的价值损失作为费用抵扣。

12.租客损坏费　DAMAGE

如果租户对物业造成了损坏，并且你需要支付修理费用来修复这些损坏，这些费用也可以抵扣。

《Princess 谈房说地》　COMMENTS

出租物业必须报税，而且合理申报抵扣费用可以帮助你减少税务负担。

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